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Produktivität & Motivation: 10 Tipps zur Selbstständigkeit

Eine Frage, die immer wieder in meinem Postfach landet, dreht sich um meine Selbstständigkeit und wie ich das Ganze ins Rollen gebracht habe. Wann weiß man, dass man „so weit“ ist und wie geht man am besten mit einer so wichtigen persönlichen Entscheidung um? Im heutigen Blogpost teile ich 10 Schritte mit euch, die mir beim Prozess zur Freiberuflichkeit sehr geholfen haben und die euch hoffentlich auch zur persönlichen Weiterentwicklung inspirieren.

Von passender einführender Literatur, dem wichtigen Thema Buchhaltung bis zum Buzzword „Work & Life Balance“ – ich hoffe, dass euch dieser Post in Kooperation mit Sage One motivierter und produktiver macht. Neugierig geworden? Alle Details gibt es nach dem Sprung!

Literatur & Recherche

Du hast bereits beschlossen, dass du dich selbstständig machen willst oder stehst kurz davor? Ganz am Anfang steht vor allem eines auf deiner To-Do Liste: Recherche! Aus Bequemlichkeit klappen wir hier meist faul den Laptop auf und suchen wild nach gängigen Begriffen und Anhaltspunkten. So lernen wir bestimmt auch gleich viel Neues, lassen aber bestimmt auch Einiges aus, das uns von alleine gar nicht in den Sinn kommt. Mein Tipp: Investiert zu Beginn in gute Literatur zum Thema Selbstständigkeit. So könnt ihr euch aktuelle Infos aus verifizierten Quellen holen, die gleichzeitig als nachhaltiges Nachschlagewerk in eure Bibliothek einziehen. Das Schöne daran: Ihr haltet auch erstmals etwas in der Hand, was ihr mit eurer Selbstständigkeit verbindet und fühlt euch bestimmt gleich viel motivierter loszulegen. So ging es mir damals zumindest.

Gute Bücher sind zum Beispiel dieser Atlas oder dieser Ratgeber.

Literatur

Umfrage im vertrauten Umfeld

Wenn man schon sehr lange überlegt, ob man sich selbstständig machen will und kann, dreht man sich irgendwann im Kreis. Vielen – mir inklusive – fällt es außerdem schwer einzuschätzen, welche persönlichen Eigenschaften sich positiv auf das eigene Business auswirken können und vor allem: welche negativ belastet sind. Perfektionismus? Pünktlichkeit? Chaosqueen? Zuverlässigkeit und Zeitmanagement?

Viele Coaches raten zu Umfragen im vertrauten Umfeld. Seien es Familienmitglieder, gute Freunde oder geschätzte (ehemalige) Arbeitskollegen – das Reflektieren fällt manchmal von außen leichter. Die Umfrage könnt ihr ganz nach persönlichen Wünschen oder sogar Ängsten gestalten. Mein Tipp um es benutzerfreundlich für alle Befragten zu machen: Lasst euch auch zu einigen Begriffen auf einer Skala von 1-5 oder sogar 1-10 ranken. Das spart Zeit und ist trotzdem extrem aussagekräftig. Teil jeder Umfrage sollte aber die ehrliche Frage nach euren „Stärken“ und „Schwächen“ sein.

Fragebogen

(Kostenlose) Beratung

Wenn man sich bereits mit der Literatur und dem Rat von Freunden und Familie auseinandergesetzt hat, wird es Zeit für den nächsten Step: eine professionelle Beratung. Diese kann zunächst kostenlos sein oder auch in Form eines professionellen Coachings stattfinden. Es gibt inzwischen besonders für junge Leute so viele (Förder-)Möglichkeiten, dass es sich lohnt, danach Ausschau zu halten. Viele Beratungen und Möglichkeiten sind lokal organisiert – deswegen kann ich euch an dieser Stelle vor allem einen Besuch im Jobcenter bei eurer Arbeitsagentur ans Herz legen. Auch die Existenzgründungszentren sind lokal organisiert und haben viele Angebote – schaut mal vorbei! Je nachdem ob ihr euch aus der Arbeitslosigkeit oder einer Festanstellung heraus selbstständig macht, könnt ihr euch auch eventuell für einen Gründungszuschuss bewerben. Mehr Informationen dazu gibt es hier.
Sage-One

Buchhaltung & Tools: Sage One

Eine korrekte Buchhaltung ist das A&O – von Anfang an. Ganz egal, wie klein euer Business oder Geschäftserfolg anfangs sein mag: Die richtigen Tools vereinfachen eure Buchhaltung und schaffen damit mehr Freiraum für eure tatsächliche Profession. Ich hätte zu Beginn meiner Selbstständigkeit niemals geglaubt, wie viel Zeit Admin-Aufgaben in Anspruch nehmen und wie kräftezehrend es sein kann, wenn einem aus Unwissenheit oder mangelnder Sorgfältigkeit Fehler unterlaufen. Da ich nicht unbedingt der geborene „Zahlenmensch“ bin, wurde mir schnell klar: Ich brauche Unterstützung – und Sage One ist eine gute und günstige Alternative für Selbstständige.

Das Tool bündelt alle wichtigen buchhalterischen Tätigkeiten in einem virtuellen Hub: Rechnungen schreiben, Angebote ausstellen, Kunden und Lieferanten verwalten. Darüber hinaus könnt ihr euch auf einem Blick eine Übersicht über unbezahlte Rechnungen, Liquidität und den allgemeinen Unternehmenserfolg anzeigen lassen.

Ganz besonders schätze ich als Blogger auch die persönliche Kontaktdatenbank mit all meinen wichtigen Kunden, Partnern & Agenturen, die unabhängig vom eigenen Laptop von überall abrufbar ist. Sage One ist als Tool auch für die Umsatzsteuervoranmeldung geeignet, was im Vergleich zu einer umfassenden Steuerberatung viel Geld sparen kann.

Wer einfach mal reinschnuppern möchte, kann Sage One hier einen Monat kostenlos testen.

Sage_Computer

Workflows optimieren

Ich wünschte, diesen Tipp hätte ich selber von Anfang an beherzigt und damit wertvolle Zeit gespart. Man sollte gewisse Dinge nur 1 x mal machen (anstatt 10 mal, nicht wahr – Vergangenheits-Jasmin?). Die Schwierigkeit: Zuerst müssen wir Aufgaben definieren, die standardisiert werden können. Das ist von Berufsfeld zu Berufsfeld unterschiedlich. Ganz sicher gehört aber eine korrekte Rechnungs- und Angebotsvorlage dazu. Auch eure wichtigsten Dienstleistungen und „Artikel“ solltet ihr einmal beschreiben und festhalten. Sage One bietet euch die Möglichkeit, diese Daten digital zu sammeln und mit wenigen Klicks zu rechtlich korrekten Angeboten zusammenzustellen. Das ist besonders ein Plus für Einsteiger, die noch nicht so viel Erfahrung haben.

Bei Bloggern empfiehlt sich auch das Aufsetzen und Gestalten eines Mediakits mit aktuellen Daten zur Person & Reichweite. Hier würde ich mir von Anfang an einen kleinen Reminder in den Kalender setzen, um dieses regalmäßig (mindestens alle drei Monate) zu aktualisieren. Gleiches gilt jedoch auch für eure Angebote. Preise und Leistungen ändern sich, ihr gewinnt Know-How und lernt dazu. Das sollte auch reflektiert werden!

Productivitiy Log

Neben der Arbeit am Computer halte ich meine täglichen Erfolge und Arbeitszeiten gerne in meinem Bullet Journal fest. Im sogenannten „Productivitiy Log“ tracke ich meine Arbeitszeiten und vor allem, welche Kategorien besonders arbeitsintensiv sind. Was das bringt? Viele Freelancer haben verschiedene Einkommensquellen – diese bilden auch bei mir die verschiedenen Kategorien (Beispiel: Freelancing / Beratung, YouTube, Blog). Durch das Tracking bekomme ich ein Gefühl für die Struktur meiner Tage und welche Kategorie die meiste Arbeitszeit benötigt. Das sollte auch unbedingt mit eurer Einkommensstruktur abgeglichen werden – aber dazu gleich mehr.

Kein Zahlenmensch? Das ist die Lösung!

Wie ihr schon erfahren habt: Ich bin kein Zahlenmensch. Als kreativer Kopf liebe ich es, Dinge und Sachverhalte zu visualisieren. So bin ich generell ein Fan von Diagrammen und extra Punkte gibt es, wenn auch noch mein Bullet Journal ins Spiel kommt. Meine persönlichen Ziele tracke ich seit Beginn des Jahres mit dem Level 10-Prinzip (mehr dazu hier) und außerdem ist seit Januar auch mein Income Tracker dazugekommen.

Meine erste initiale Überlegung war: Wie viel „muss“ ich im Monat verdienen, um auf mein Jahresziel zu kommen? Das Ganze verpackte ich in eine Tabelle (Werte hier nur exemplarisch) und gab der Achse genauso viel Raum noch oben, wie ich für mein Monatsziel brauche. Um „überschüssiges“ Einkommen besonders positiv sichtbar zu machen, wird dieses im Negativraum hinzuaddiert. Die jeweiligen Einkommensblöcke markiere ich wieder mit den passenden Farben (in meinem Fall: Freelancing, YouTube, Blog) und kann hier auch wichtige Rückschlüsse ziehen, welche Kategorie den größten zeitlichen Aufwand in meinem Arbeitsalltag einnehmen sollte. Diese Tabelle lässt sich sicherlich auch digital übersetzen oder nach eigenen Wünschen anpassen.

Income Tracker

Sage One - Office

Sunday / Monday Basket

Den Sunday Basket habe ich bereits in einigen Videos erwähnt und habe die Inspiration und Idee aus dem Podcast Organize 365. Eigentlich für das Privatleben entwickelt, nutzt man über die Woche hinweg einen Korb und sammelt ungeöffnete Post, Rechnungen, kleine Aufgaben und Unterlagen, die auf Durchsicht warten. Am Sonntag nimmt man sich dann fix Zeit, sortiert alles durch und bezahlt Rechnungen & beantwortet wichtige Anfragen. Alles, was länger als 7 Tage warten kann, wandert zurück in den Korb und wird nächste Woche erledigt. 

Diese Idee lässt sich auch super mit euren To Dos als Selbstständige vereinen. Rechnungen von Lieferanten bezahlen, Angebote abheften, Steuerunterlagen einsortieren. Das schreit nach einem Monday Basket. Ich empfehle hier einen Wochentag zu nehmen, aber falls ihr das eventuell mit eurem privaten Sunday Basket vereinen wollt: Macht es!

Vernetzen und Collabs

Eine Angst beim Thema Selbstständigkeit ist definitiv berechtigt: Man ist sehr viel alleine. Manchmal fehlte auch mir der befruchtende Austausch mit Kollegen & das Reflektieren von neuen Ideen & Möglichkeiten. Aber das muss nicht sein. Die Entrepreneur lebt von Vernetzung und Kooperationen und ihr solltet euch unbedingt nach Gleichgesinnten umschauen. 

  • Stammtische (über Twitter, Eventbrite oder Xing)
  • digitale Treffen und Austausch Social Media (Facebook Gruppen)
  • Events selber organisieren

Und das sind nur einige der vielen Möglichkeiten – werdet kreativ!

Work & Life Balance

Welchen Spruch ich seit meiner Selbstständigkeit mit Abstand am meisten gehört habe, der nervt und zugleich auch noch nicht unbedingt erstrebenswert ist? Richtig!

Selbstständig sein heißt ja auch: selbst und ständig.

Stimmt nicht und sollte zumindest nicht so sein. Gerade als Jungunternehmer oder Jungunternehmerin in einer solch rasanten und überladenen Welt, in der wir leben, ist Entschleunigung und Achtsamkeit besonders wichtig. Deswegen kann ich nicht oft genug predigen: Arbeit ist nur das halbe Leben, wenn überhaupt. Natürlich macht es einen großen Teil unseres Alltags aus, aber was macht uns wirklich glücklich und vollkommen? Was definiert uns? Hoffentlich nicht nur unser Job, unser verdientes Geld und das schicke Büro, indem wir arbeiten – sondern vielmehr die Beziehungen die wir führen, unsere Familie und unsere Hobbies und Werte. Vielleicht sogar einfach ein Gefühl der Zufriedenheit tief in uns drin in Momenten absoluter Ruhe – und das erlangt man nicht durch Überstunden. Das wiederum ist vermutlich ein eigener Post, deswegen lasst mich unbedingt in den Kommentaren wissen, ob ihr mehr zu dem Thema lesen wollt.

In freundlicher Kooperation mit Sage De.

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3 Comments

  • Reply Tatiana 30. März 2017 at 11:01

    Das mit dem Sunday Basket ist ja eine gute Idee, das werde ich hier auch mal einführen und das Zettelchaos beseitigen ;) Als Beratung für Existenzgründer kann ich auch offizielle Stellen wie zB die örtliche IHK empfehlen. Oder auch die Internetseite des BMWi, da findet man eine ganze Bandbreite an Infos – hat mir damals bei der Gründung eines Onlineshops sehr geholfen!

  • Reply L♥ebe was ist 30. März 2017 at 13:35

    ein richtig toler Beitrag liebe Jasmin!
    ich bin gerade so mit einem ersten Bein in die Selbststädigkeit gehüpft – das andere steckt noch in einer halben Festanstellung ;)
    bei mir was es eher nicht das „wie stelle ich es an“, sondern eher wie gehe ich mit dem was mit angeboten wird um. hier muss ich sagen war Learning by Doing mein bester Lehrer. aber gerade Fragen um die Buchhaltung und Steuererklärung bereiten einem ja immer Kopfzerbrechen. werde mir das Tool daher mal vornehmen und anschauen. danke für den Tipp!

    ❤ Tina
    http://liebewasist.com
    Liebe was ist auf Instagram

  • Reply Tanja 2. April 2017 at 09:14

    Liebe Jasmin,

    ein toller Artikel! Einen „sunday basket“ werde ich in Zukunft auch für meine Post nutzen, denn häufig vergesse ich wichtige Dinge.

    Das Thema work & life balance interessiert mich sehr und ich würde mich freuen hier bald mehr zu dem Thema lesen zu können.

    Einen schönen Sonntag Dir!

    Tanja 💛

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